Polityka prywatności Prima-Gaz

1. Administrator danych

Administratorem danych jest Prima-Gaz S.C., ul. Rowerowa 4a, 20-018 Lublin. Kontakt: primagaz@primagaz.pl, tel. 602 388 665.

2. Zakres danych i minimalizacja

Administrator ogranicza zakres danych do informacji potrzebnych do obsługi zapytania i świadczenia usługi.

Formularz wizyty i wyceny

Formularz przetwarza imię, telefon, markę i model samochodu oraz rodzaj usługi. Opcjonalnie użytkownik może podać e-mail, rocznik, pojemność i moc silnika, kod silnika, VIN, przebieg, rodzaj paliwa lub wtrysku, preferowany termin i treść zapytania. Przetwarzane są także techniczne dane zgłoszenia potrzebne do ochrony formularza.

Asystent AI Gemini

Czat może przetwarzać treść wiadomości, techniczne dane samochodu, historię bieżącej sesji i techniczny identyfikator sesji. Historia jest ograniczona i przechowywana krótkotrwale w pamięci procesu serwera, a nie w trwałej bazie rozmów.

Nie podawaj w czacie danych osobowych, danych wrażliwych ani pełnego numeru VIN. Aplikacja próbuje zamaskować wykryty telefon, e-mail i pełny VIN przed przekazaniem pytania do Gemini, ale nie zastępuje to ostrożności użytkownika.

Logi i ochrona przed nadużyciami

Logi infrastruktury lub aplikacji mogą zawierać adres IP, datę i godzinę, rodzaj przeglądarki, żądany zasób, kod odpowiedzi, request ID, czas obsługi oraz ogólną kategorię błędu. Aplikacja nie zapisuje w logach pełnego payloadu formularza, imienia, telefonu, e-maila, VIN ani treści wiadomości.

Formularz wykorzystuje podpisany token czasowy, honeypot, limity liczby żądań i krótkotrwałe wykrywanie powtórzonych zgłoszeń. Cloudflare Turnstile jest domyślnie wyłączony; jeżeli zostanie włączony, Cloudflare otrzyma token zabezpieczenia i techniczne dane połączenia potrzebne do weryfikacji.

3. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne. Pola oznaczone jako wymagane są jednak konieczne do obsługi zgłoszenia. Brak imienia, telefonu, marki lub modelu auta albo rodzaju usługi uniemożliwi wysłanie formularza lub kontakt w sprawie zgłoszenia. Pozostałe pola użytkownik uzupełnia dobrowolnie.

4. Cele i podstawy prawne

• obsługa zapytania dotyczącego potencjalnej usługi, przygotowanie wstępnej wyceny i kontakt w sprawie wizyty — art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli działania podejmowane na żądanie osoby przed zawarciem umowy;
• bezpieczeństwo aplikacji, przeciwdziałanie spamowi i nadużyciom, wykrywanie błędów i incydentów oraz ustalanie, dochodzenie lub obrona roszczeń — prawnie uzasadniony interes administratora na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
• wykonanie obowiązków wynikających z prawa — art. 6 ust. 1 lit. c RODO, wyłącznie gdy taki obowiązek ma zastosowanie.

Obowiązkowy checkbox formularza potwierdza zapoznanie się z Polityką prywatności. Nie jest zgodą marketingową ani podstawą prawną obsługi zapytania. Strona nie zapisuje użytkownika do newslettera i nie prowadzi marketingu e-mailowego przez formularz.

5. Formularz i poczta SMTP

Po poprawnym wysłaniu formularza jego treść jest przekazywana przez skonfigurowanego dostawcę poczty lub SMTP do osób obsługujących zgłoszenia Prima-Gaz. Formularz jest prośbą o kontakt, a nie automatyczną rezerwacją terminu. Dane nie są zapisywane na lokalnym dysku serwera Heroku. Strona nie wysyła klientowi automatycznego potwierdzenia e-mail.

6. Asystent AI Gemini i Google Search

Odpowiedzi czatu generuje system AI Google. Treść pytania i techniczne dane samochodu mogą zostać przekazane do Gemini API. Odpowiedź może zawierać błąd, ma charakter pomocniczy i informacyjny oraz nie zastępuje oględzin.

Google Search może być użyty tylko przy pytaniach wymagających aktualnych danych technicznych. Kod blokuje wyszukiwanie, gdy wykryje telefon, e-mail albo pełny VIN, i anonimizuje te dane w kontekście przekazywanym do usług Google.

7. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Prima-Gaz nie podejmuje wobec użytkownika decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływających wyłącznie automatycznie. Asystent Gemini ma charakter pomocniczy i informacyjny. Wycena, kwalifikacja pojazdu, zakres usługi i termin są ostatecznie potwierdzane przez człowieka — pracownika Prima-Gaz.

8. Film YouTube

Film nie jest ładowany automatycznie. Dopiero kliknięcie przycisku odtwarzania tworzy połączenie z youtube-nocookie.com. Google/YouTube może wtedy przetwarzać techniczne dane użytkownika zgodnie z własnymi zasadami.

9. Odbiorcy danych

W zależności od użytej funkcji odbiorcami odpowiedniego zakresu danych mogą być: Heroku/Salesforce jako dostawca infrastruktury hostingowej, dostawca poczty lub SMTP, Google w zakresie Gemini API i ewentualnego Google Search, Cloudflare wyłącznie po włączeniu Turnstile, osoby technicznie utrzymujące stronę, jeżeli mają dostęp do danych, oraz organy uprawnione na podstawie prawa. Nie każdy z tych podmiotów otrzymuje wszystkie dane ani dane przy każdym użyciu strony.

Prima-Gaz nie sprzedaje danych osobowych użytkowników.

10. Transfery danych poza EOG

Niektórzy dostawcy technologiczni mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takich przypadkach administrator korzysta z mechanizmów przewidzianych w rozdziale V RODO, odpowiednich dla konkretnego dostawcy i faktycznego sposobu świadczenia usługi. Szczegółowe informacje o stosowanych zabezpieczeniach można uzyskać, kontaktując się z administratorem.

11. Okresy przechowywania

• niezakończone zapytania: do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu;
• korespondencja związana z wykonaną usługą: przez czas obsługi sprawy oraz okres, w którym mogą powstać lub być dochodzone roszczenia;
• logi bezpieczeństwa: do 90 dni, chyba że incydent wymaga dłuższej analizy;
• lokalna sesja czatu: do zakończenia sesji albo maksymalnie przez krótki okres techniczny w pamięci serwera;
• dokumentacja wymagana prawnie: przez okres wymagany przez obowiązujące przepisy.

Okresy te opisują zasady administratora; aplikacja nie usuwa automatycznie wiadomości ze skrzynki pocztowej. Rzeczywisty proces usuwania korespondencji i logów musi odpowiadać podanym okresom.

12. Prawa użytkownika

W zakresie przewidzianym przez RODO przysługuje prawo dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i przenoszenia danych, gdy ma zastosowanie. Przy przetwarzaniu na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO przysługuje prawo sprzeciwu. Prawo cofnięcia zgody dotyczy wyłącznie operacji rzeczywiście opartych na zgodzie i nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

W sprawach dotyczących danych napisz na primagaz@primagaz.pl. Przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

13. Cookies i pamięć przeglądarki

Opis mechanizmów wykorzystywanych przez stronę znajduje się w Polityce cookies.